Gata cu dezordinea si harababura de pe birou. Da fuga la papetarie , cumpara cateva dosare si cutii si da startul actiunii de organizare haosului. Urmeaza cativa pasi logici si in cateva ore te alegi cu un birou incredibil de liber si de ordonat.
1 Sorteaza proiectele in ordinea importantei
Atunci cand incepi organizarea documentelor, este bine sa le separi in ordinea importantei lor sau a stadiului de desfasurare. Cele urgente vor ocupa un loc de frunte pe biroul tau, cele in curs de desfasurare vor fi puse la indemana, iar cele finalizate pot fi depozitate intr-un sertar sau intr-o cutie speciala. De asemenea, este bine sa infiintezi o zona si pentru proiectele noi, pentru care urmeaza sa realizezi activitati de cercetare sau documentare.
Astfel stii cel mai bine ce trebuie sa faci in ziua respectiva si ai mereu in vedere lucrarile in pending. Eviti sa ratacesti sau sa uiti anumite lucruri si poti fi la zi cu munca.
2 Foloseste o tabla de lucru pentru a scapa de hartii
Cea mai buna varianta este achizitionarea unui panou magnetic pe care sa prinzi in fiecare zi hartiile cu o importanta deosebita. Cu ajutorul carnetelelor colorate vei putea sorta numerele de telefon, adresele, orele si datele intalnirilor precum si alte activitati ce se vor a fi respectate in ziua cu pricina.
O alta optiune poate fi tabla pe care sa notezi cu creta sau cu marker special. Astfel esti obligat sa o actualizezi in fiecare zi, iar in momentul in care faci notarile ti le intiparesti si mai bine in minte.
Foloseste aceasta varianta pentru a scapa de multimea de hartiute de pe birou si impune-ti ca niciun astfel de detaliu sa nu iti mai ocupe spatiul de lucru.
3 Separa facturile, actele si contractele
Orice document important din cadrul firmei sau al locului tau de munca, trebuie catalogat si asociat unei categorii bine delimitate. Foloseste dosare, cutii sau etichete colorate pentru a sti intotdeauna unde trebuie sa pui si unde poti gasi documentele respective.
O alta modalitate de repartizare este in importanta cronologica. Exista chitante si facturi de care, aparent, nu mai ai nevoie, insa pe care este bine sa le pastrezi cel putin 3 ani de zile pentru a face dovada platilor in caz de erori. Sorteaza-le si depoziteaza-le si pe acestea, pastrand loc pentru urmatoarele ce vor aparea.
O cutie pentru facturile neplatite este, de asemenea, extrem de utila.
4 Nu iti aglomera zona de lucru
Oricat de tentant ar fi sa asezi pe birou o vaza cu flori, un tablou cu membrii familiei sau o macheta cu masina ta preferata, aceste detalii iti vor incarca atat campul vizual cat si suprafata pe care o poti utiliza. Foloseste rafturi suspendate sau o masuta de cafea pentru a expune toate aceste detalii foarte importante pentru destindere si relaxare in timpul serviciului.
Achizitioneaza un suport elegant pentru instrumente de scris si pentru cutitul de corespondenta. Restul accesoriilor pot fi asezate intr-un sertar mic, la indemana, astfel incat sa le poti folosi atunci cand ai nevoie, fara a le rataci pe birou.
Foloseste un suport de hartie pentru colile albe si pentru hartiile curate pe care le poti refolosi oricand. Evita sa arunci o hartie pe care ai scris doar cateva randuri, incercand sa faci o mica economie si sa participi, cat de putin, la protejarea mediului.
Renunta la calendarul de hartie de pe birou in favoarea celui de pe computer sau a celui din agenda de lucru . Majoritatea agendelor contin cel putin un calendar pe anul in curs, astfel incat nu vei mai fi nevoit sa ocupi spatiul de pe birou cu inca un accesoriu. Daca totusi nu poti renunta la un calendar palpabil, opteaza pentru unul in format mare pe care il poti atarna pe peretele din fata biroului.
5 Creeaza o zona pentru carti si cd-uri
Rafturile suspendate sunt o buna alegere, insa te poti orienta si catre suporturi speciale de stocare. Nu le aseza pe birou si nici in spatele scaunului, deoarece vei accentua senzatia de aglomerare si sufocare.
O biblioteca in care sa asezi cartile, colectiile de cd-uri si dvd-urile poate fi extrem de utila. Astfel poti nota fiecare categorie si esti obligat sa o refaci ori de cate ori observi ca pe birou s-au strans mai multe carti sau discuri decat ar fi necesar.
