Depozitarea si mentinerea documentelor in ordine este primul pas pentru protejarea acestora. Neatentia poate duce la dezechilibre financiare, eforturi inutile sau chiar la pierderea unor bunuri extrem de importante. Iata cateva sfaturi ce te pot ajuta sa depozitezi si sa pastrezi in deplina siguranta cele mai importante acte.

1 Stabileste de ce este bine sa le pastrezi

Pentru a realiza importanta depozitarii si manevrarii unui document, este bine sa iti pui cateva intrebari:

• De ce este nevoie sa il pastrez? La ce imi foloseste?
• De unde pot primi un alt exemplar? (in cazul in care il pierzi sau il arunci pe cel actual);
• Ce imi trebuie pentru a primi un nou exemplar? (adeverinte, acte, cereri, taxe etc);
• Cat timp dureaza pana cand primesc noul document?

Luand in calcul si variabilele ce tin de timp, serviciu, stare de sanatate sau alte probleme urgente, este posibil sa descoperi ca ti-ar fi aproape imposibil sa refaci anumite acte in timp util pentru ca acestea sa serveasca scopului. Astfel, de cele mai multe ori, pierderea unui act important atrage dupa sine consecinte grave.

2 Separa actele in functie de importanta acestora

Desi o clasificare in functie de domeniu si de frecventa utilizarii ti se pare mai plauzibila, este bine sa iei in calcul importanta actelor respective in caz de calamitate: incendiu, cutremur, inundatie etc. Avand in vedere faptul ca in situatii de criza anumite documente sunt vitale, este bine sa pastrezi la indemana urmatoarele acte:

• Documente de identificare: certificat de nastere , carte de identitate si permis auto (in cazul in care nu le porti asupra ta in permanenta), actele unei adoptii, pasaport etc;
• Documente ce demonstreaza starea civila: certificat de casatorie, certificat de divort, actele unei eventuale custodii etc;
• Polite de asigurare: sanatate , de viata, asigurarea casei impotriva diferitelor pericole (cutremur, inundatie, incendiu etc), asigurarea de bunuri etc;
• Actele de proprietate: actele casei si documentele adiacente, actele unei masini sau ale unui teren; de asemenea, extrem de importante sunt si contractele de credit sau leasing, precum si chitantele de plata a acestora;
• Informatii medicale: boli grave, alergii, datele medicului personal, retete pentru medicamente vitale – insulina, inhalator astm etc, dovada asigurarii medicale, grupa sangvina etc;
• Documente de natura legala: testament, instructiuni de aplicare a testamentului, datele de contact ale avocatului etc;
• Altele: o lista cu date personale si parole pentru conturi, agenda personala cu numere de telefon, o copie a celor mai importante fisiere de pe computer, cheia de la cutia de valori etc.

3 Inchiriaza o cutie de valori

Daca nu ai suficient timp sau rabdarea necesara pentru a pune laolalta toate aceste documente, concentreaza-te asupra celor mai importante pentru tine si asupra celor pe care nu le mai poti inlocui.

Cea mai sigura solutie de pastrare a documentelor este oferita in general de banci. O cutie de valori poate fi inchiriata pe o perioada determinata, in urma semnarii unui contract clar, si ofera siguranta maxima.

Cutia poate fi deschisa doar cu ajutorul a doua chei, una fiind retinuta de catre banca, iar cealalta de catre proprietar. In cutie poti fi depozitate atat documente cat si bunuri personale de valoare (bijuterii, tablouri etc). Costul chiriei este reglementat de catre fiecare institutie in parte si consta fie intr-o suma fixa aplicata lunar sau anual, fie intr-un comision aplicat la valoarea bunurilor stocate aici.

Este bine sa ai in vedere faptul ca pentru a accesa cutia, trebuie sa respecti programul de functionare impus de banca.

4 Achizitioneaza un mini seif

In cazul in care preferi sa iti pastrezi documentele importante cat mai aproape de tine, achizitioneaza un mini – seif sau o cutie ce se poate inchide ermetic si rezista in caz de incendiu. Pretul unui seif electronic de dimensiuni mici porneste de la 200 RON.

In magazinele specializate poti gasi atat seifuri cat si casete rezistente la foc. Pretul acestora este mai ridicat, insa gradul de protectie este maxim. Atunci cand il achizitionezi, poti calcula pretul pe care l-ai plati lunar in cazul in care inchiriezi o cutie de valori.

Pe piata exista foarte multe modele de seifuri si casete pentru protectia documentelor. Le poti alege in functie de material, culoare, functii si, cel mai important, in functie de dimensiuni.

5 Pastreaza-le in apropiere

Multe persoane sunt de parere ca documentele personale ar trebui pozitionate in zonele pe care le accesam cel mai des, astfel incat sa le putem salva in cateva secunde in cazul unei evacuari din imobil.

In acest caz, grupeaza toate actele intr-un dosar compartimentat si inchis, pentru a nu exista riscul de a le pierde. Alege un dosar din material impermebil si intr-o culoare cat mai aprinsa, pentru a-l putea identifica usor. Pozitioneaza-l intr-un sertar sau in biblioteca, astfel incat sa il poti accesa rapid.

6 Organizeaza actele mai putin importante

A doua categorie de documente este formata din facturi, chitante, contracte etc pe care le poti folosi pentru o eventuala confirmare. Orice persoana este obligata sa pastreze chitantele pentru o perioada de cel putin 3 ani, pentru a putea face dovada unei plati sau a unei incasari in cazul in care este nevoie.

Grupeaza documentele din aceasta categorie in dosare colorate si etichetate pentru fiecare taxa in parte:

• intretinere;
• electricitate;
• gaze;
• cablu tv;
• internet;
• telefon mobil / fix;
• impozite;
• asigurari / casco;
• amenzi;
• credite bancare etc.

Alte documente pe care este bine sa le pastrezi o perioada de timp determinata:

• istoricul medical (analize, tratamente etc);
• contracte de credite achitate;
• certificate de garantie;
• contracte de munca etc.

Dupa ce ai grupat toate documentele in dosare si categorii bine stabilite si etichetate, pozitioneaza-le intr-un sertar sau intr-un dulap. Este bine sa achizitionezi un corp de mobilier special, pe care sa il folosesti doar in acest scop. Daca nu dispui de suficient spatiu sau de bugetul necesar pentru aceasta achizitie, atunci elibereaza un corp de mobilier existent si ordoneaza dosarele si mapele grupate pe domenii si importanta acestora.